Để mở rộng thị trường hoạt động kinh doanh nhưng vẫn đảm bảo tối ưu chi phí. Nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê văn phòng ảo để thành lập văn phòng đại diện nhằm tiết kiệm chi phí.

Văn  phòng đại diện là gì?

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định:

“Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó”.

Hãy liên hệ đơn vị văn phòng ảo tại hà nội uy tín dành cho bạn

Theo đó, VPĐD chỉ có thẩm quyền thực hiện các hoạt động giao dịch, tiếp thị hình ảnh doanh nghiệp dưới chức năng đại diện theo ủy quyền. Đây là nơi quảng bá sản phẩm, xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp, chăm sóc khách hàng, trưng bày sản phẩm..

VPĐD KHÔNG có chức năng thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động sinh lời, doanh thu.

Văn phòng đại diện dành cho những ai?

• Đối tượng muốn mở thêm chi nhánh

Hầu hết mọi doanh nghiệp đều gặp khó khăn về kinh phí khi muốn mở thêm chi nhánh công ty, vậy tại sao bạn không tìm đến văn phòng ảo để giải quyết vấn đề đau đầu này ? Văn phòng ảo hứa hẹn sẽ giảm thiểu chi phí mở thêm chi nhánh mà bạn cần chi trả một cách tối ưu nhất.

• Đối tượng là doanh nghiệp nước ngoài muốn tìm văn phòng ở Việt Nam

Những doanh nghiệp nước ngoài muốn mở văn phòng đại diện tại Việt Nam nhưng có quá nhiều hồ sơ, thủ tuc pháp lý cần phải hoàn thành? Đừng lo, Với đội ngũ nhân viên và tư vấn viên chuyên nghiệp, uy tín, đa số văn phòng chia sẻ sẽ giúp các bạn giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng.

• Đối tượng muốn mở một văn phòng đại diện cho công ty

Doanh nghiệp muốn mở văn phòng đại diện ủy quyền của công ty nhằm bảo vệ các lợi ích của doanh nghiệp, mọi giai đoạn sẽ được rút ngắn rất nhiều khi sử dụng văn phòng ảo, bởi những văn phòng chia sẻ sở hữu vị trí, địa điểm vàng, thuận lợi tuyệt đối.

Tham khảo địa chỉ văn phòng ảo giá rẻ tại hà nội nên tham khảo

Kế toán chi phí thuê văn phòng như thế nào?

Thanh toán trước

Nếu là khoản trả trước thì các Startup cần lưu ý hạch toán theo con số dưới đây: Nợ TK 331 ;Có 111, 112

Còn nếu là khoản đặt cọc thì doanh nghiệp nên hạch toán như ví dụ sau: Start up thuê nhà làm văn phòng. Chi phí thuê sẽ là 10 triệu đồng/ tháng. Chủ nhà yêu cầu bên doanh nghiệp đặt cọc tiền thuê nhà là 10tr (khi kết thúc hợp đồng sẽ trả lại hoặc qua 1 năm sẽ trả,…)

Trả tiền thuê nhà theo tháng

Đây là hình thức trả tiền theo tháng. Mỗi tháng sẽ nhận được hóa đơn thanh toán.

Với trường hợp trả tiền thuê văn phòng theo tháng các Starup cần lưu ý: Nợ TK 154, 627, 641, 642,… Tùy từng mục đích mua nhà khác nhau, phục vụ bộ phận nào mà chủ doanh nghiệp đưa vào chi phí đó.

Chi phí thuê văn phòng hạch toán thế nào?

• Chi phí cố định bao gồm tiền thuê văn phòng và phí dịch vụ, thuế VAT.
• Tiền thuê văn phòng và thuế VAT thì chắc hẳn ai trong chúng ta đều đã nắm rõ đúng không? Vậy phí dịch vụ được hiểu là gì? Phí dịch vụ ở đây là khoản phí mà bạn phải chi trả cho các dịch vụ như lễ tân, an ninh, nước, chiếu sáng, vận hành thang máy… Trong khoản phí này thường không bao gồm đến tiền điện và tiền đỗ xe..

Chi phí biến đổi 

• Đây là khoản phí thứ 2 mà bạn phải để ý trong việc chi phí thuê văn phòng hạch toán thế nào. Chi phí biến đổi sẽ bao gồm tiền điện điều hòa, tiền điện được tiêu thụ trong văn phòng và tiền phí đỗ xe của nhân viên.
• Tiền điện điều hòa thông thường sẽ được tính trong phí dịch vụ đối với những tòa nhà hạng A, B. Và từ những tòa nhà hạng C sẽ không được tính chung trong loại phí dịch vụ này.
• Chi phí này phụ thuộc vào mức độ sử dụng của bạn trong thời gian thuê văn phòng.

Chi phí bất thường

• Đây là loại phí làm ngoài giờ. Tức là khách thuê văn phòng sẽ phải trả thêm các chi phí phát sinh như tiền điện thang máy, tiền nước WC và tiền lương ngoài giờ cho nhân viên. Khi làm ngoài giờ nếu như không sử dụng điều hòa trung tâm thì có thể bạn không cần trả phí.
• Nếu doanh nghiệp của ban có nhu cầu làm thêm ngoài giờ nhiều, thì hãy đàm phán thêm với chủ cho thuê.Hoặc các doanh nghiệp có thể chọn cách lắp thêm điều hòa cục bộ. Tất cả những điều trên sẽ khiến cho doanh nghiệp tiết kiệm được khá chi phí.

Tổng kết

Như vậy văn phòng đại diện không có chức năng giao kết, ký kết hợp đồng trừ trường hợp đó là văn phòng đại diện của thương nhân, công ty nước ngoài tại Việt Nam.